Безопасен ли электронный документооборот?

Электронный документооборот через несколько лет полностью вытеснит физический обмен документами между предприятиями. Документальный оборот между компаниями и государствами после законов 2019 года уже почти полностью происходит в цифровом виде - тут помогает система Медок и кабинеты плательщика налогов. 

Какие страхи бывают у предпринимателей относительно ЭДО? Действительно ли уровень безопасности ЭДо в сравнении с аналоговым - ниже? Рассмотрим несколько распространенных мифов. 

Мою подпись могут украсть

Случаи, когда на предприятиях за директора ставят подпись бухгалтера или секретари - не редкость. В то же время электронные документы подписываются с помощью КЭП - квалифицированной цифровой подписи, которая содержит в себе данные о времени подписания и личности того, кто документ подписал. 

Все КЭП хранятся на токенах - это носители, которые делают копию подписываемого документа на свою память, вносят в код цифровую подпись и выдают подписанный вариант. При этом токенов на предприятии может быть несколько, но каждый выдается на конкретного сотрудника. То есть, всегда можно отследить кто именно на предприятии подписал тот или иной документ. 

Случайное удаление документов

Временами возникает замечание, что электронные документы можно случайно удалить и все - нет архива, все пропало. А бумажки - вот они, лежат стопочками в папочках в сухом подвале. 

Во-первых, стоит заметить, что угроз для бумажных документом намного больше - пожары, потопы, воровство и время - все эти факторы негативно влияют на документы. 

Во-вторых, электронные документы принято хранить в нескольких копиях - резервах. Так, программа Медок, стоимость свою оправдывает и тем, что способна хранить несколько резервных баз данных и по необходимости, поднимать их в течении нескольких минут. 

Программу могут взломать и украсть всю историю

Есть мнение, что кто-то - налоговые шпионы или конкуренты, могут взломать программу и украсть все ваши данные, тем самым получить доступ к конфиденциальной информации и сокрушить фирму. 

Да, такое в теории возможно. Любую систему, созданную человеком может взломать другой человек. Однако, чтобы нивелировать такую возможность достаточно придерживаться нескольких пунктов безопасности:

1. Двухфакторная аутентификация. Если доступ в вашу программу закрыт не только паролем 88888888, но и кодом на почту или телефон - считайте, что вы на 70 процентов снижаете риск взлома.
2. Продлить Медок или другую программу, чтобы она всегда работала по полной лицензии - это половина дела. Вторая половина - постоянно обновлять приложение. Обновления безопасности приходят не просто так. Каждый день сотни людей ищут уязвимости в системах. Сотрудники компаний отслеживают этот процесс и выпускают заплатки, как только проблема становится известной. Если вы не обновляете ПО - то сами нарываетесь на взлом. 
3. Хранить программу на защищенном сервере с резервной копией. Программа, которая хранится на локальном компьютере - уязвима, в то время как программа на удаленном сервере с дополнительным паролем на подключение - это уже продуманная система безопасности. 

Как видите, не так уж много реальных проблем с безопасностью у ЭДО. И все их можно легко решить, приложив минимум усилий. Если вам заинтересовали цены на программу Медок - вы всегда найдете актуальный прайс по ссылке.